Zertifizierung

 

Managementsysteme nach ISO

#ISO9001#ISO14001#ISO45001#ISO50001

Ihre Vorteile bei der Zertifizierung mit uns: 

Reaktionszeit

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Zertifizierungskosten

Wir senken Ihre Zertifizierungskosten.
Sie sparen Zeit & Geld.

A

Schnelligkeit

Wir zertifizieren innerhalb von 3-4 Wochen.

Akkreditierung

Wir arbeiten mit international akkreditierten Zertifizierern zusammen.  

Flexibilität

Wir auditieren Sie auch an Wochenenden.

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Infogespräch

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HANSE CERT CONTOR
Wolfgang Nies

In der Waldemei 15a
57439 Attendorn

Tel: 02722 6579454
Mail: info@certcontor.com

Sie erreichen uns von Montag bis Freitag zwischen 8.00 und 17.00 Uhr.

 

Zertifizierung mit
HANSE CERT CONTOR

Einzelzertifizierung nach ISO (Konformität) gültig für 3 Jahre mit jährlichen Betreuungsbesuchen.

Akkreditierte Zertifizierung

Unabhängige international akkreditierte Zertifizierer führen für Sie die Zertifizierung durch. Wir begleiten Sie bei der Auswahl des passenden Zertifizierers.

Zertifizierung im Verbund

Die sogenannte Matrix- oder Multisitezertifizierung ist nach IAF MD1:2018 als verbindliches Dokument des International Accreditation Forum (IAF) für die Auditierung und Zertifizierung von Managementsystemen in Organisationen mit mehreren Standorten weiterhin möglich. Wir haben dazu das Konzept Zertifizierung 4.0 erarbeitet.

Zertifizierung ist Vertrauenssache

Zügige Umsetzung Ihres Zertifizierungsprojektes

Branchenerfahrung der Auditoren

Unabhängigkeit

Anerkanntes Prüfsiegel

Unsere Leistungen für Sie:

Unabhängige Zertifizierung der Konformität Ihres Managementsystems mit der ISO durch HANSE CERT CONTOR

Dies ist die kostengünstigste Art der Einzelzertifizierung, weil hier keine Kosten für die Akkreditierung bei der DAkkS umgelegt werden müssen.

Durchführung von Voraudits damit Sie sicher sind, dass die Zertifizierung auch klappt.

Durchführung von GAP-Audits beispielsweise bei Umstellung von der BS OHSAS 18001 auf die neue ISO 45001

Ausschreibung und Vermittlung von Zertifizierungs-Dienstleistungen von akkreditierten Zertifizierern, damit der richtige, freundliche, branchenerfahrene Zertifizierer sowie Auditor ausgewählt wird und auch das Preis-Leistungsverhältnis stimmt.

Optimierung der Zertifizierungskosten durch Angebotsvergleich und Angebotsprüfung (Auditzeiten, Abzugsmöglichkeiten) oder Begleitung von Verbundzertifizierungen. Gemäß ISO 17021 schließen unsere Mandanten den Zertifizierungsvertrag immer direkt mit dem ausgewählten Zertifizierer ab. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl des Zertifizierers, damit freundlicher Umgang, Kompetenz und Branchenerfahrung der Auditoren und das Preis-Leistungsverhältnis stimmen und eine langfristige Geschäftsbeziehung entsteht. 

 F.A.Q.

Was ist eine Akkreditierung und akkreditierte Zertifizierung?

Die Akkreditierung ist die unabhängige Bewertung von Konformitätsbewertungsstellen anhand anerkannter Standards, um deren Unparteilichkeit und Kompetenz sicherzustellen. Durch die Anwendung nationaler und internationaler Standards können interessierte Parteien wie Behörden und Kunden etc. auf die Kalibrierungs- und Testergebnisse, Inspektionsberichte und Zertifizierungen vertrauen.
Die akkreditierte Zertifizierung von Managementsystemen ist eine Zertifizierung durch einen unabhängigen akkreditierten Dritten. Es wird dabei sichergestellt, dass die Anforderungen des gewählten Standards neutral überprüft und eingehalten werden
Es gibt nationale und auch internationale Akkreditierungsstellen, die die Zertifizierungsstellen überprüfen. Es gibt in Europa in jedem Land eine nationale Akkreditierungsstelle. In Deutschland ist es die nationale Akkreditierungsstelle die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH) und in Großbritannien ist es die UKAS (UK’s National Accreditation Body) und in der Slowakei ist beispielsweise die slowakische Akkreditierungsstelle SNAS.
Welchen Akkreditierer eine Zertifizierungsgesellschaft hat, hängt von seinem Hauptsitz ab.
Die Akkreditierungsstelle auditiert dazu die Zertifizierungsgesellschaft in regelmäßigen Abständen, um sicherzustellen, dass diese den aktuellen Erfordernissen der Akkreditierungsvorgaben entspricht.
Auf der Basis eines multilateralen Abkommens (MLA) zwischen der European co-operation for accreditation (EA) und dem International Accreditation Forum (IAF) gibt es international abgestimmte Regeln für Akkreditierer und Zertifizierer, so dass auch die Zertifikate international gültig sind und gegenseitig weltweit anerkannt werden.
In den USA gibt einen international agierenden Akkreditierer die ASCB (Accreditation Service for Certifying Bodies, LLC). Dieser Akkreditierer ist dem International Register of Quality Assessed Organisations (IRQAO) angeschlossen.
wird angewandt, um nachzuweisen, dass ein Unternehmen den Anforderungen eines bestimmten anerkannten Standards entspricht.. Die Zertifizierungsstelle vergibt nach erfolgreicher Prüfung das Zertifikat.
Die verifiziert die Kompetenz einer Zertifizierungsgesellschaft, die diese in Bezug auf die Zertifizierung von Managementsystemen nachweisen muss.
Die Akkreditierungsstelle auditiert dazu eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft in regelmäßigen Abständen, um sicherzustellen, dass diese weiterhin den aktuellen Erfordernissen der Akkreditierungsvorgaben entspricht.

Was ist eine Multisite-Zertifizierung?

Es gibt mehrere Begriffe für eine Multisite-Zertifizierung. Man spricht auch von Matrixzertifizierung, Verbundzertifizierung oder Gruppenzertifizierung.
Die zertifizierte Organisation hat in der Regel eine Zentrale und mehrere Niederlassungen bzw. Standorte. Franchise-Organisationen sind eine Beispiel für eine solche Unternehmenskonstellation.
Voraussetzung für das Multisite-Zertifizierungsverfahren sind unter anderem gleichartige Prozesse und ein relativ gleicher Unternehmensgegenstand an den Standorten. Wobei nicht alle Standorte alle Produkte/Dienstleistungen der Gesamtorganisation liefern können müssen.
Bei der Multisite-Zertifizierung wird jährlich immer die Zentrale und eine Stichprobe von Standorten auditiert. Dies bringt natürlich Kostenvorteile mit sich. Aufgrund der IAF-Regeln (IAF MD1:20018) ist diese Zertifizierung bezogen auf den jeweiligen Standort gleichwertig mit einer Einzelzertifizierung.

Was ist eine Zertifizierung (Konformität)?

Hierbei handelt es sich um Prüfung und Bestätigung von unabhängiger Stelle, dass die Anforderungen aus einer Norm, beispielsweise der Managementsystemnorm ISO 9001:2015 erfüllt sind. Diese Art der Zertifizierung kann auch von einer Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt werden, die nicht akkreditiert ist. In jedem Fall sollte der Zertifizierer (KBS: Konformitätsbewertungsstelle) einen guten Ruf haben, unabhängig und kompetent, so dass diese Zertifizierung am Markt und bei interessierten Kreisen Anerkennung findet.
Diese Art der Zertifizierung hat den Vorteil, dass Sie in der Regel günstiger ist, weil keine Kosten für die Akkreditierung umgelegt werden müssen und die Auditzeiten den betrieblichen Gegebenheiten sinnvoll angepasst werden können. Bei eine akkreditierten Zertifizierung geben die Mitarbeiterzahlen den Ausschlag für die Auditzeit und das ist nicht immer passend, gerade bei kleinen Betriebsgrößen. Eine in Deutschland akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft darf für das Regelwerk z.B. ISO 9001 für das sie akkreditiert ist, keine Zertifikate ohne Akkreditierungslogo (Konformität) ausstellen. Nicht akkreditierte Zertifizierungsfirmen dürfen selbstverständlich Zertifikate ohne Akkreditierungslogo ausstellen.

Wie lange gilt eine Zertifizierung?

Eine Zertifizierungsperiode geht bei der Zertifizierung von Management-Systemen über 3 Jahre. Zertifikate werden mit einer Gültigkeitsdauer von 3 Jahren ausgestellt. Zertifikate können jedoch innerhalb der Laufzeit auch ausgesetzt oder eingezogen werden, wenn man beispielsweise in Überwachungsaudits mehrere Hauptabweichungen hat, die nicht innerhalb der gesetzten Frist abgestellt werden können.

Was ist das besondere an einer Erst-Zertifizierung und wie ist der Ablauf?

Die Erst-Zertifizierung läuft in 2 Stufen ab. „Stage 1“ ist die Dokumentenprüfung, die „Fully Remote“ oder „Partly Remote“ oder „vor Ort“ durchgeführt wird.
„Stage 2“ ist das vollumfängliche Audit vor Ort gemäß Auditplan, den der Zertifizierer vorab mit dem Mandaten bespricht und ihm zusendet.
Bevor der Auditor/in zu Ihnen in die Firma kommt, müssen Sie natürlich einen Zertifizierungsvertrag abschließen.
Mit den Unternehmensdaten, die in der Angebotsphase erhoben werden, kann dann nachdem der Audittermin und der Auditor/in benannt ist, der Auditplan erstellt werden.
Für den Auditplan werden Organigramm und eine Darstellung der Kernprozesse benötigt, damit das Audit prozessorientiert durchgeführt werden kann.
Es besteht auch die Möglichkeit ein Voraudit oder GAP-Audit mit dem Zertifizierer zu vereinbaren, falls man bezüglich der normkonformen Umsetzung der Normenforderungen unsicher ist und Hilfestellung benötigt.
Die Erst-Zertifizierung läuft dann in 2 Stufen ab. „Stage 1“ ist die Dokumentenprüfung, die „Fully Remote“ oder „Partly Remote“ oder „vor Ort“ durchgeführt wird.
„Stage 2“ ist das vollumfängliche Audit vor Ort gemäß Auditplan, den der Zertifizierer vorab mit dem Mandaten bespricht und ihm zusendet.
Im Audit gibt der Auditor bzw. die Auditorin ihre Feststellungen und Bewertungen mündlich gegenüber der auditierten Organisation bekannt und kann dann die Zertifizierung empfehlen.
In der Regel wird beim Abschlussgespräch im Audit auch der Termin für das nächste Überwachungsaudit festgelegt.
In einem schriftlichen Auditbericht werden alle Fakten und Empfehlungen dokumentiert.
Die Zertifizierungsstelle hat eine interne Prüfstelle, die dann den Auditbericht nochmal überprüft und die Zertifizierung freigibt. Erst dann werden Zertifikate ausgestellt.
Der Zertifizierungskunde erhält abschließend den Auditbericht, Zertifizierungslogos und das Zertifikat.

Was sind die Mindest-Voraussetzungen für eine Zertifizierung?

  1. Das Managementsystem muss mindestens 3 Monate in Kraft gesetzt und betrieben worden sein. Es müssen die Politik und Zielsetzungen (z.B. Qualitätsziele, Umweltziele etc.) sowie Kennzahlen existieren. Ein Organigramm und die Prozesslandschaft mit den Wechselwirkungen der Prozesse und Schnittstellen hilft dem Zertifizierer bei der Erstellung des Auditplans. Ein Managementhandbuch liegt üblicherweise vor und ist hilfreich aber nicht mehr explizit z.B. in der ISO 9001:2015 als Dokument gefordert.
  2. Ein interner Auditbericht für das Managementsystem sollte existieren. Das interne Audit muss von qualifiziertem Personal durchgeführt werden, das von dem jeweilig auditierten Bereich unabhängig ist. Aufgrund dieser Anforderungen wird insbesondere bei kleinen Unternehmen häufig ein externer Berater hinzugezogen, der das interne Audit durchführt und dann ggf. Abweichungen von der Norm feststellt und Maßnahmen zur Verbesserung zusammen mit der Geschäftsführung einleitet.
  3. Es muss eine Managementbewertung nach Normkapitel 9.3 existieren, in der alle in der Norm geforderten Themen behandelt und als Entscheidung der Geschäftsführung Möglichkeiten der Verbesserung, Änderungsbedarf am Management-System und Bedarf an Ressourcen getroffen werden.

Was sind Überwachungsaudits?

Überwachungsaudits oder auch Betreuungsbesuche genannt, erfolgen nach einer Zertifizierung jährlich. Es gibt in der 3-jährigen Zertifizierungsperiode dann 2 externe Audits. Der Umfang der Auditierung bei den Überwachungsaudit ist geringer als bei der Erstzertifizierung oder Re-Zertifizierung. Die Auditoren haben die Möglichkeit neben obligatorischen Themen zum Managementsystem dann bestimmte Schwerpunkte intensiv zu prüfen.

Was ist eine Re-Zertifizierung?

Eine Re-Zertifizierung setzt natürlich eine sogenannte Erst-Zertifizierung voraus. Ein Unternehmen, das sich re-zertifizieren lässt, muss zu dem Zeitpunkt noch eine gültige Zertifizierung besitzen. Der Auditaufwand bei der Re-Zertifizierung ist etwas geringer als bei der Erst-Zertifizierung, weil hier kein sogenanntes Stage 1 Audit mit einer Dokumentenprüfung erfolgen muss und das Unternehmen dann ja auch schon ca. 3 Jahre ein Managementsystem aufrechterhält.

Was ist der Unterschied zwischen einer Zertifizierung und interner Auditierung?

Eine Zertifizierung wird von einer externen unabhängigen (in der Regel akkreditierten) Stelle vorgenommen, die dann ein Zertifikat ausgibt.
Interne Audits werden in der Regel von internem Personal oder externen Beratern vorgenommen, die auch alle qualifiziert und unabhängig vom auditierten Bereich sein sollen.

Was ist ein Scope?

Mit Scope bezeichnet man den Geltungsbereich für das die Zertifizierung bzw. das Managementsystem einer Organisation gilt. Anders formuliert: Der Tätigkeitsbereich eines Unternehmens wird hier beschrieben.
Immer wieder kommt es zur Frage, ob die Entwicklung eines Unternehmens denn zum Scope bei einer Zertifizierung nach ISO 900:15 gehört und man es ggf. aus dem Scope herausnehmen kann. Hier ist die Antwort, dass Entwicklung, wenn es wirklich eine Entwicklung mit Prozessen im Unternehmen gibt, diese nicht ausgenommen werden können. Üblicherweise erläutert man im Managementhandbuch, warum der Normenpunkt 8.3 für das Unternehmen bei seinem Managementsystem eben nicht zutreffend ist.

Gibt es Fördermittel für die Einführung und Optimierung von ISO-Managementsystemen?

Ja, die Lösung „organisatorischer Fragen der Unternehmensführung“ wird nach wie vor vom Bundeministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) über die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) im Beratungsprogramm zur Förderung unternehmerischen Know-hows für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) aus Mitteln des ESF (europäischen Sozialfonds) gefördert.
Junge Unternehmen (nicht länger als 2 Jahre am Markt) erhalten eine Förderung von bis zu 4.000 Euro und Bestandunternehmen bis zu 3.000 Euro.
Der Fördersatz liegt in den neuen Bundesländern (ohne Berlin und ohne Region Leipzig) sogar bei 80%. In den alten Bundesländern (ohne die Region Lüneburg) bei 50%.

Wie errechnet man die notwendigen Auditorentage für eine Zertifizierung und was kostet eine ISO-Zertifizierung?

Dahinter steckt die Frage, wie die Zertifizierungsaufwände berechnet werden. Bei akkreditierten Zertifizierungen kommt beispielsweise im Bereich QM und UM ein von IAF Internationalen Akkreditierungsforum (IAF) Dokument „IAF MD 5 – Verbindliches Dokument Ermittlung von Auditzeiten für die Auditierung von Qualitäts-management- (QMS) und Umweltmanagementsystemen (UMS)“ zum Tragen. Bei einer Erstzertifizierung im Qualitätsmanagement sind das bei einer effektiven Mitarbeiterzahl zwischen 1 und 5 dann 1,5 Audittage und beim Umweltmanagement 2,5 Manntage (bei mittlerem bis geringer bzw. eingeschränkter Komplexität). Wobei die Komplexität im Umweltbereich branchenabhängig ist.
Effektive Mitarbeiterzahl: Teilzeit und geringfügig Beschäftigte werden anhand der Arbeitsstunden in die gleichwertige Anzahl Vollzeitmitarbeiter umgerechnet.
Bei den Überwachungsaudits ist die Auditzeit proportional zu der Zeit, die für ein Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 + Stufe 2) aufgewendet wurde. Die Auditzeit bei jährlichen Überwachungsaudits soll dann etwa 1/3 der Gesamtzeit betragen, die für das Erstzertifizierungsaudit aufgewendet wurde.
In dem Dokument (in deutscher Übersetzung) wird allerdings angemerkt, dass es unwahrscheinlich sei, dass ein Überwachungsaudit weniger als 1 Audittag umfasst.
Die Kosten für eine Zertifizierung lassen sich letztlich an dem Auditaufwand festmachen. Pro Audittag haben die Zertifizierer zum Teil sehr unterschiedliche Tagessätze, die von ca. 900 Euro bis 2.000 Euro reichen können. Somit sind die Audittage mit dem Tagessatz zu multiplizieren. Hinzukommen noch Reisekosten und Spesen. Einige Zertifizierer berechnen auch zusätzlich nicht nur Reisekosten sondern auch die Reisezeit mit dem Tagessatz oder einen etwas reduzierten Satz. Dann verlangen die Zertifizierer häufig noch eine Umlage für deren Akkreditierung oder nehmen eine Gebühr für die Nutzung des Zertifizierungslogos. Hiermit nicht genug: Wenn im Audit Abweichungen festgestellt werden, die der Auditor im Nachgang nochmal verfolgen muss, dies kann dann durch Zusendung von Dokumenten oder in anderer Weise remote geschehen, erheben manche Zertifizierung eine Gebühr dafür bzw. rechnen dann nach Aufwand ab.
Bei einigen Zertifizierern erhalten Sie mittlerweile auch Fixpreis-Angebote ohne Zusatzkosten.

Mit wem schließt man den Zertifizierungsvertrag ab?

Der Zertifizierungsvertrag muss von der zu zertifizierenden Organisation mit dem Zertifizierer direkt abgeschlossen werden.

Wie lange dauert es bis zur ISO-Zertifizierung?

Die Zeit für den Aufbau eines Managementsystems beträgt in der Regel bis zur ersten Stufe im Bereich des Qualitäts- und Umweltmanagements und Arbeitsschutz sowie Energiemanagement so 3 Monate, wenn man eine intensive Systemeinführung betreibt.
Die intensive Methode ist in der Regel auch wirkungsvoller und am Ende weniger anstrengend, als wenn sich ein Projekt wie Kaugummi über lange Zeit zieht. Dann müssen sich alle Projektbeteiligten immer wieder neu in das Thema reindenken und die Projektmaßnahmen dümpeln so vor sich hin.

Können sich kleine Betriebe nach ISO zertifizieren lassen?

Ja sicher. Für kleine Betriebe gibt es auch kostengünstige und schlanke Managementsystem-Lösungen. In einigen Brachen ist auch die Zertifizierung quasi Pflicht. Unabhängig von der Unternehmensgröße. Kleine Betriebe können sich mit der Zertifizierung gegebenenfalls auch vom Wettbewerb abheben.

Wie darf ich mit der Zertifizierung werben?

Zertifizierte Organisationen (Unternehmen, Betrieb etc.) erhalten von dem Zertifizierer ein Zertifizierungslogo, das sie verwenden dürfen, solange sie zertifiziert sind.
Üblicherweise werden die Logos auf der Homepage, in Social Media Kanälen, auf Briefpapier und in der Werbung etc. verwendet. Es ist darauf zu achten, dass die Verwendungsbestimmungen des Zertifizierers eingehalten werden und das Zertifizierungslogo für Managementsysteme nicht etwa auf Produkten prangt. Vielfach findet man auch Logos mit abgelaufenen Normenversionen wie beispielsweise die ISO 9001:2008 auf Webseiten. Das ist dann auch nicht in Ordnung.

Wie findet man den richtigen Zertifizierer?

Eine gute Frage. Zertifizierung ist natürlich Vertrauenssache und es kommt darauf an, wie der ausgewählte Zertifizierer auf interessierte Parteien, wie Beschäftigte, Behörden und Kunden wirkt. Welchen Ruf ein Zertifizierer in der Branche hat ist natürlich wichtig bei der Auswahl. Dann ist von Bedeutung, dass der Zertifizierer sich mit der Branche auskennt. Ferner ist die Frage zu beantworten, ob es unbedingt eine akkreditierte Zertifizierung sein oder ob eine Zertifizierung (Konformität) ausreicht.
In der Regel haben die Berater für Managementsysteme ihre Erfahrungen mit Zertifizierern gemacht. Sie kennen in der Regel auch die Auditoren, die in Frage kommen und können gute Empfehlungen geben.

Welche Daten und Unterlagen werden zur Bearbeitung einer Zertifizierungsanfrage benötigt?

  • Firmierung, Adresse mit Standorten und Ansprechpartner(n) (Geschäftsführer und ggf. Management-Beauftragter)
  • Zahl der Beschäftigten mit Unterteilung in Vollzeit, Teilzeit und geringfügig beschäftigt.
  • Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug
  • Beschreibung der Tätigkeit (mit oder ohne Entwicklung)

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